5.2 Einschulung neuer Mitarbeiter:innen

1. Zweck/Zielsetzung

In dieser Verfahrensanweisung wird die Einschulung neuer hauptamtlicher Mitarbeiter/innen geregelt. Ziel ist es, die neuen MA mit den Regularien der Diözese vertraut zu machen und mit jenen der Katholischen Aktion. Die Einschulung wird auf die konkrete Stelle und die persönlichen Bedürfnisse des/der jeweiligen MA abgestimmt.

2. Geltungsbereich

Katholische Aktion gesamt für alle hauptberuflich Beschäftigten unabhängig von der Kostentragung.

3. Definition oder Begriffe

Erläuterungen von speziellen Begriffen und Abkürzungen

Abkürzung	Erläuterung
GS	Generalsekretär/in
BL	Bereichsleiter/in
HA	Hauptamtliche
KA	Katholische Aktion
MA	Mitarbeiter/in
MAG	Mitarbeiter/innengespräch
PE	Personalentwicklung
VA	Verfahrensanweisung

4. Verantwortung

Der/Die unmittelbare Vorgesetzte ist für die Einschulung verantwortlich.

5. Ablauf und Verantwortung

Einführung durch die Diözese (z. B. Einführungstag)
Einführung Mitarbeiter/in in die Katholische Aktion bzw. Bereich – mit Checkliste Personalabteilung unter Berücksichtigung der KA-Besonderheiten (siehe unten) und mit KA-Begrüßungsmappe

Bevor (in Abstimmung Vorgesetzte/r und Personalabteilung): Personalbogen Diözese, Anmeldeformalitäten; konkreter Arbeitsplatz: Türschild, PC-Zugang, Telefon (eventuell Handy), E-Mail-Adresse; Terminvereinbarung Vorstellung Ressortleitung und GS in der ersten Woche

Erster Tag: Unmittelbare/r Vorgesetze/r, Einführung in die konkrete Stelle, „Wo befindet sich was“ (Drucker/Kopierer, Sozialraum, …), Einführungsmappe

Erste Woche: Vorstellrunde, Einführung in die unmittelbare Arbeit durch den/die Vorgänger/in (3 Tage bis 4 Wochen, je nach Art der Tätigkeit), Einführung in das Formularwesen bzw. HCM-Programm (Zeiterfassung, Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich, Anleitung Reiserechnung).

QM-Einschulung: erfolgt entweder durch unmittelbare/n Vorgesetzte/n oder (bei KA-BL, GS, BK und Präsident/in) durch den/die Qualitätsbeauftrage/n; die Terminvereinbarung soll dazu in der ersten Woche erfolgen.

Nach 30 Tagen (Ablauf Probemonat, rechtliche Aspekte beachten) Gespräch mit unmittelbarer/unmittelbarem Vorgesetzten über offene Fragen und Zufriedenheit

Was muss jede/r neuere Mitarbeiter/in über die Katholische Aktion und die Teilorganisation, in der er/sie arbeitet, wissen:*

Leitbild, Strateg. Positionierung, Ziele, Statut, KA-Geschichte (siehe auch Informationsmappe)
Qualitätsmanagement-Handbuch

* falls angeboten: Grundkurs Katholische Aktion Österreich (3 Tage) für Hauptamtliche

Einführung Freie Dienstnehmer/innen

Die Einführung der Freien Dienstnehmer/innen obliegt dem/der unmittelbaren Vorgesetzten, der/die darüber entscheidet, in welcher Art diese erfolgt.

Einführung Ehrenamtliche

In den Teilorganisationen sind die Hauptamtlichen für die Einführung neuer Ehrenamtlicher zuständig; die Präsidiumsmitglieder werden von dem/der GS eingeführt.

Unterlagen:

Katholische Aktion-Folder mit Leitbild, Ziele und Organigramm
Regelungen über Spesen- und Reiseabrechnungen

Einführung Zivildiener

Bereichsleitung bzw. Bereichskoordination ist für die Einschulung verantwortlich (auch verwaltungsmäßig).

6. Änderungshinweis

Änderung	Datum
zur Zeit nicht belegt

7. Dokumentation

8. Anlagen

Ein Teil der Dokumente wurde von der Personalabteilung bzw. Personalentwicklung für die gesamte Diözese Graz-Seckau erstellt, diese werden durch KA-spezifische Dokumente ergänzt.

Dienstreisemeldung

Datengeheimnis Verpflichtungserklärung

Vorbereitung Arbeitsplatz

Einarbeitungsplan

Anleitung Reiserechnung

Leitfaden Einführungsprozess

Einführungsprozess

Einführung neuer MA_CKL

Dok.-Nr.: QMH_5. MitarbeiterInnen

Bezeichnung: 5.2. Einschulung neuer MA

Erstellt: Platter/Plöbst 2021-03-30

Revision: 8

Geprüft: Platter/Plöbst 2021-04-09

Freigegeben: Hollwöger 2021-04-09

Informationen und Vorlagen