7.7 Veranstaltungsorganisation/Verfahrensanweisung

1. Ziel und Zweck:

In dieser Verfahrensanweisung wird die Durchführung von Veranstaltungen und Weiterbildungen geregelt.

Ziele des Prozesses:

2. Geltungsbereich:

Für die gesamte Katholische Aktion

3. Definition oder Begriffe

Abkürzung	Erläuterung
GS	Generalsekretär:in
HA	Hauptamtliche:r
KA	Katholische Aktion
MA	Mitarbeiter/Mitarbeiterin
BL	Bereichsleitung
Päd. MA	Pädagogische:r Mitarbeiter:in
Ass.	Assistenz
Sek.	Sekretariat
EA	Ehrenamtliche Mitarbeiter:in
Sach.	Sachbearbeiter:in

4. Verantwortung: Bezeichnungen

4.1. Prozess: GS, BL

4.2 Umsetzung: BL, päd. MA, Ass.

5. Ablauf und Verantwortung

Siehe Flowcharts (Veranstaltung und Evaluierung)

Bei der Evaluierung sind folgende Fragestellungen Standard:

Die Erwartungen bezüglich der Veranstaltung wurden erfüllt
Die gebotene Information war für die TN umfassend
Die fachliche Kompetenz und Qualifikation der Seminarleitung waren…
Das würde ich mir bei der nächsten Veranstaltung noch wünschen/ das hat mir gefehlt…
Welche Themen würden mich noch interessieren…
Wie hat man von der Veranstaltung erfahren…

Kennzahl:

6. Änderungshinweis

7. Dokumentation

Siehe Flowcharts	Flowcharts

8. Anlagen

9. Prozessrisiken

Risiko	Schaden (monetär/nicht monetär)	Eintrittswahr-scheinlichkeit	Maßnahmen zur Vermeidung
Werbematerial (Fehler, Text…)	Finanzieller Schaden, Imageverlust	niedrig	Kontrolle lt. Checkliste
Unzureichende Öffentlichkeitsarbeit	wenige oder keine Teilnehmer:innen	mittel	Öffentlichkeitsplan
Veranstaltungsort: Doppelbuchung, Ausstattung, Raumklima	Verärgerung der Teilnehmer:innen und Referent:innen	niedrig	Besichtigungen, schriftliche Vereinbarungen (Aufbewahrung)
Referent:in: Ausfall, zu wenig od. ungenaue Absprache, geringe Leistung…	Zusätzlicher Zeit- und Finanzaufwand, Verärgerung, Imageverlust	niedrig	Schriftliche Vereinbarung, ErsatzreferentInnen, exakte Vorabsprachen
Absage seitens der Organisation (TN-Zahl, höhere Gewalt)	Verärgerung der Teilnehmer:innen und Referent:innen, Imageverlust	niedrig	Öffentlichkeitsarbeitsplan (inhaltlich und zeitlich),
Abbruch auf Grund von höherer Gewalt (z. B: Corona)	Finanzieller Schaden	hoch	Alternativangebote als Plan B vorbereiten: Präsenz, Online oder Hybrid Checkliste/Krisen-management/Notfalltelefon 0676/8742 2222

Dok.-Nr.: QMH_7. Geschäftsprozesse

Bezeichnung: 7.8. Veranstaltungsorganisation

Erstellt: Brantner 2020-05-25

Revision: 3

Geprüft: Platter/Plöbst 2020-11-24

Freigegeben: Hollwöger 2021-10-29

Informationen

7.7 Veranstaltungsorganisation

7.7.1 Anforderung

7.7.3 Vergabekriterien

7.7.4 Referent:innenauswahl

7.7.6 Evaluierung

Vorlagen

7.7.1 Anforderung

7.7.2 Weitergabe

7.7.3 Vergabekriterien

7.7.4 ReferentInnenauswahl

7.7.5 Durchführung

7.7.6 Evaluierung